Pytania o dane w wykazie umów

1)  Jakie dane zawrzeć w wykazie umów?

Dane, jakie zawiera wykaz umów w systemie TFG nie różnią się znacząco od danych w prowadzonych dotychczas wykazach umów. Dane określone są w ustawie o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych. Zgodnie z brzmieniem art. 9 ust. 1 wykaz umów zawiera następujące dane:

1. numer rezerwacji lub umowy;

1a. przedmiot umowy;

2. termin zawarcia umowy;

3. termin imprezy turystycznej lub wykonania usługi w ramach powiązanych usług turystycznych;

4. liczbę podróżnych objętych umową;

5. łączną cenę usług objętych umową albo poszczególne kwoty, które składają się na łączną cenę, w przypadku gdy te kwoty są podane w różnych walutach;

6. kraj i miejscowość albo kraj i trasę wykonania umowy oraz zakres terytorialny wykonywanej działalności objętej wpisem do rejestru;

7. rodzaj środka transportu, w szczególności wskazanie transportu lotniczego w ramach przewozu czarterowego, jeśli przewóz jest objęty umową;

7a. kody lotnisk Organizacji Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego (ICAO), jeżeli impreza turystyczna lub wykonywana usługa w ramach powiązanych usług turystycznych zawiera przelot;

8. terminy i wysokość faktycznie dokonanych przedpłat;

9. termin i wysokość zwrotu wpłat podróżnemu, jeśli zwrot został dokonany;

10. wskazanie, czy przed realizacją imprezy turystycznej lub powiązanej usługi turystycznej są przyjmowane przedpłaty.

2)  Co zmienia się w danych, które znajdują się w wykazie umów od 1 lipca 2026 r.?

Nowe elementy, które od 1 lipca br. powinien zawierać wykaz umów to:

- przedmiot umowy (czyli wskazanie czy umowa dotyczy imprezy turystycznej czy powiązanych usług turystycznych),

- wskazanie, czy przed realizacją imprezy turystycznej lub powiązanej usługi turystycznej są przyjmowane przedpłaty.

Doprecyzowane natomiast zostały dane obejmujące:

- łączną cenę usług objętych umową albo poszczególne kwoty, które składają się na łączną cenę, w przypadku gdy te kwoty są podane w różnych walutach – umożliwia to wskazanie łącznej ceny w różnych walutach, bez konieczności przeliczania np. na PLN,

- kraj i miejscowość albo kraj i trasę wykonania umowy oraz zakres terytorialny wykonywanej działalności objętej wpisem do rejestru – uzupełniono o konieczność wskazania kraju, w którym odbywa się impreza turystyczna lub powiązane usługi turystyczne,

- rodzaj środka transportu, w szczególności wskazanie transportu lotniczego w ramach przewozu czarterowego, jeśli przewóz jest objęty umową – doprecyzowano o konieczność wskazania lotniczego transportu czarterowego, jeśli jest objęty umową.

3)  Dotychczas nie zawierałem w wykazie umów informacji o wszystkich wpłatach. Dlaczego od 1 lipca br. to się zmienia?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami wykaz umów powinien zawierać terminy i wysokość faktycznie dokonanych przedpłat. Ten element pozostaje niezmienny od początku istnienia obowiązku prowadzenia wykazu umów i również nie ulega zmianie od 1 lipca br.

4)  Czy przy składaniu deklaracji za dany miesiąc należy dołączyć wszystkie umowy z uczestnikami?

Nie, obowiązek dotyczy przekazywania wykazu umów, a nie samych umów (nie należy przekazywać kopii/skanów umów).

5)  Jak wykazać umowę, w której między uczestnikami imprezy występują różnice np. w rodzaju użytego środka transportu (część leci samolotem a część jedzie autokarem) czy w terminie realizacji (np. dwie osoby wracają wcześniej)?

Istnieje możliwość rejestrowania wielu wariantów podróży w ramach jednej umowy. Każdy uczestnik może mieć przypisany inny wariant (np. różny termin, środek transportu, zakres terytorialny). Maksymalna liczba wariantów to 50 na jednej umowie. W każdym wariancie znajdują się pola: Liczba podróżnych, Termin realizacji od, Termin realizacji do, Zakres terytorialny, Kraj realizacji umowy, Miejscowość/trasa realizacji umowy, Rodzaj środka transportu, Kod lotniska docelowego (ICAO).

6)  Przypadek umowy na organizację imprezy turystycznej z placówką oświatową (reprezentowaną przez dyrektora lub nauczyciela). Fizyczne wpłaty są dokonywane bezpośrednio przez rodziców uczniów w formie pojedynczych przelewów. Jak należy wykazywać te płatności w wykazie?

Zgodnie z ustawą wykaz umów powinien zawierać terminy i wysokość faktycznie dokonanych przedpłat. W tym zakresie dotychczasowe przepisy nie ulegają zmianie.

7)  Czy należy korygować wykaz umów, jeśli zmieniła się kwota umowy (na przykład przed wylotem klient zdecydował się rozszerzyć zakres ubezpieczenia)?

Tak, jeśli nastąpiła zmiana umowy, która została już przekazana do systemu, należy wprowadzić jej zmianę. Należy to zrobić w terminie 14 dni od wystąpienia zmiany umowy.

8)  Czy w ramach wykazu umów jest obowiązek raportowania wszystkich zawartych umów (w tym krajowych ze stawką 0 zł), czy wyłącznie tych umów, od których naliczana jest składka wyższa niż 0 zł?

Należy wykazywać wszystkie zawarte umowy, nie ma znaczenia wysokość odprowadzanej składki na TFG/TFP. Do imprez turystycznych, które są wyłączone z ustawy (np. wycieczki jednodniowe) nie mają zastosowania nowe przepisy dot. przekazywania wykazu umów.

9)  Jeśli umowy podpisywane są z każdym uczestnikiem wyjazdu osobno, to czy trzeba każdą z umów dodawać do wykazu?

Tak, wszystkie umowy zawarte od 1 lipca 2026 r. powinny znaleźć się w wykazie umów w systemie TFG. Podkreślamy, że ogólne zasady ewidencjonowania umów w wykazie nie zmieniają się – wszystkie zawarte umowy należy uwzględniać w wykazie.

10)  Co w sytuacji, kiedy trasa imprezy turystycznej nie jest znana? Na morskich rejsach żeglarskich znany jest tylko port rozpoczęcia i zakończenia.

Należy więc podać port rozpoczęcia i zakończenia.

11)  Czy po rejestracji umowy w wykazie umów należy ją aktualizować w przypadku otrzymania wpłaty zaliczki?

Zgodnie z ustawą wykaz umów powinien zawierać terminy i wysokość faktycznie dokonanych przedpłat. W tym zakresie dotychczasowe przepisy nie ulegają zmianie. Zatem jeśli faktyczny termin i wysokość otrzymanej przedpłaty nie znajduje się w wykazie w ramach danej umowy to należy te dane uzupełnić składając korektę do umowy.

12)  Co znaczy "łączna cena usług"? Czy jeśli umowa dotyczy np. dwóch osób, to należy zsumować kwotę, jaką mają zapłacić obie te osoby?

Tak, chodzi o cenę całej umowy. W tym zakresie sposób uwzględniania danych w wykazie umów nie ulega zmianie. Doprecyzowano jedynie sposób wskazania, jeśli łączna kwota jest wpłacana w różnych walutach.

13)  Jak wykazać rodzaj transportu w przypadku transportu łączonego, np. gdy grupa podróżuje najpierw samolotem, a wraca autokarem?

Będzie można wskazać więcej niż 1 rodzaj transportu (maks. 3 rodzaje).

14)  Czy rejestrować należy tylko wpłacone zaliczki? 

Dotychczasowy sposób uwzględniania tych informacji nie ulega zmianie. Zgodnie z ustawą wykaz powinien zawierać terminy i wysokość faktycznie dokonanych przedpłat. Nie należy więc wykazywać wpłat, które dopiero mają być wniesione.

15)  Czy wycieczki nie trwające 24h do krajów ościennych powinny być dodawane do wykazu umów?

Wycieczki jednodniowe trwające krócej niż 24h i nie obejmujące noclegu są wyłączone z ustawy. Nie ma więc obowiązku przekazywania ich w wykazie umów.

16)  Czy w wykazie należy uwzględniać obóz letni dla dzieci i młodzieży na terenie Polski organizowany raz w roku?

Tak, chyba, że organizowany obóz spełnia kryteria art. 3 stanowiące o wyłączeniu z regulacji ustawowych (imprezy turystyczne oraz powiązane usługi turystyczne, które są oferowane oraz których zamawianie i realizowanie jest ułatwiane okazjonalnie, na zasadach niezarobkowych i wyłącznie ograniczonej grupie podróżnych).

17)  Czy w przypadku wycieczek objazdowych będzie możliwe dodanie kilku krajów?

Tak, będzie możliwe dodanie więcej niż 1 kraju (maks. 5).

18)  Czy zakres terytorialny prowadzonej działalności trzeba wybierać każdorazowo? Zakres nie zmienia się w trakcie danego okresu obowiązywania zabezpieczenia.

Tak, w informacjach o każdej umowie należy wskazać kraj i miejscowość albo kraj i trasę wykonania umowy oraz zakres terytorialny wykonywanej działalności.

19)  Czy do wykazu dodawać wpłaty dotyczące niewprowadzonej do systemu umowy?

Nie, nie będzie możliwe dodanie samych wpłat, bez wprowadzenia informacji o umowie.

20)  W jaki sposób wykazać umowę, jeśli wpłaty i łączna cena usług są w innych walutach?

Wykaz umów uwzględnia możliwość wyboru waluty dla łącznej ceny usług oraz każdej wpłaty osobno.

21)  Jeśli cena imprezy wynosi np. 3000 zł, ale zgodnie z programem i umową uczestnik ma obowiązek na miejscu uiścić dodatkową opłatę np. 200 euro, płatną miejscowemu przewodnikowi, to czy ta kwota powinna zostać wykazana jako część całkowitej ceny wycieczki, mimo tego, że nie trafia do organizatora?

Jeśli opłata nie jest zawarta w łącznej cenie imprezy to nie należy jej wykazywać w wykazie umów.

22)  Co w przypadku braku podpisanych umów w danym miesiącu?

Wykazu umów nie uzupełnia się w przypadku braku zawartych umów w danym miesiącu. Jednocześnie brak umów nie zwalnia z obowiązku złożenia deklaracji zerowych do TFG i TFP.

23)  Jeśli bilet nie jest w cenie wycieczki, ale organizator pośredniczy w jego zakupie, to czy informacje na temat lotu powinny znaleźć się w wykazie umów?

W wykazie powinny znaleźć się usługi objęte umową. Jeśli usługa transportowa nie jest objęta umową, nie należy jej wykazywać.

Pytania o kwestie techniczne

24)  Jak przygotować plik wsadowy CSV/JSON?

CSV można stworzyć za pomocą MS Excel. Pliki JSON najlepiej przygotować w edytorze z walidatorem struktury pliku JSON.

25)  Czy jest dostępny wykaz krajów z kodami i regionami, aby wykorzystać go do integracji API?

Wszystkie słowniki kodów potrzebne do integracji API, w tym słownik krajów, zostały zamieszczone w portalu TFG, w zakładce Baza Wiedzy /Jak korzystać z Portalu TFG?.

26)  W jaki sposób umieszczać umowy w systemie, które są tworzone poza systemem?

Umowy można wprowadzać w dowolny sposób spośród dostępnych opcji:

- poprzez API (JSON),

- poprzez plik wsadowy (CSV, JSON)

- poprzez uzupełnienie interaktywnego formularza

27)  Nie korzystam z API. Czy system UFG umożliwia ręczne przepisanie danych z Excela bezpośrednio do formularza w portalu TFG? Czy wysłanie wykazu umów wymaga posiadania pliku o specjalnej strukturze i jeśli tak, gdzie znajdę instrukcję jego przygotowania?

Nie ma obowiązku korzystania z API, ani przekazywania pliku zgodnie ze strukturą. To są 2 z 3 sposobów, które zostaną udostępnione. Jako 3. forma będzie dostępny formularz na stronie do ręcznego uzupełnienia. Szablony i wszystkie materiały będziemy zamieszczać w portalu TFG: Baza Wiedzy/Jak korzystać z Portalu TFG?.

28)  Kiedy możliwa będzie integracja przez API z TFG?

Wnioski o nadanie odpowiednich uprawnień/dostępów można już składać w portalu TFG przez moduł korespondencja z kategorią „Wniosek o konto techniczne”. Szablon wniosku został udostępniony w portalu TFG, w zakładce Baza Wiedzy /Jak korzystać z Portalu TFG?. Środowisko do testów planujemy udostępnić w połowie czerwca.

29)  Czy będzie udostępniony wzór pliku wsadowego?

Tak, w portalu TFG, w zakładce Baza Wiedzy /Jak korzystać z Portalu TFG? został udostępniony szablon pliku z typem zasilenia „Nowe dane”. Plik będzie uzupełniany o kolejne typy zasilenia.

30)  Czy plik należy wypełnić dla każdego uczestnika wyjazdu osobno?

Nie, wykaz odnosi się do umów, a nie poszczególnych uczestników wyjazdów. Plik wsadowy CSV/JSON może zawierać do 5000 umów (wielkość pliku maks. 10 MB). Plik JSON do integracji API może zawierać do 1000 umów.

31)  Kiedy dostępna będzie dokumentacja do budowy pliku CSV/JSON? Gdzie pobrać szablon pliku CSV?

Część dokumentacji znajduje się już w zakładce Baza Wiedzy/Jak korzystać z Portalu TFG?. W tym miejscu będą też dodawane kolejne materiały.

32)  Czy dane z umowy trzeba będzie wpisywać w programie CSV lub JSON?

Można korzystać z dowolnie wybranej formy spośród 3 dostępnych sposobów przekazywania danych (formularz, pliki wsadowe, API).

33)  Co w przypadku, gdy nie ma dostępu do systemu teleinformatycznego z jakiegoś powodu - jak można inaczej zgłosić umowy?

Wykaz umów można przekazywać wyłącznie w systemie teleinformatycznym.

34)  Czy możemy wystąpić jako podmiot trzeci o dostęp techniczny do API i stworzyć uniwersalne konto dla wszystkich klientów?

Nie, nie może to być jedno konto uniwersalne. Konto techniczne jest powiązane z przedsiębiorcą turystycznym. Wniosek powinien złożyć administrator przedsiębiorcy turystycznego poprzez swoje konto w Portalu TFG, ale konto techniczne może być założone dla podmiotu trzeciego.

Jeżeli taki podmiot będzie działał w imieniu wielu przedsiębiorców turystycznych, to w odniesieniu do każdego przedsiębiorcy turystycznego będzie potrzebował oddzielnego konta technicznego.

35)  Czy umowy papierowe należy skanować i dodawać w pliku wsadowym?

Nie, obowiązek dotyczy przekazywania wykazu umów, a nie samych umów.

36)  Czy plikami CSV można będzie robić aktualizację wpłat?

Tak, poprzez pliki wsadowe będzie można wprowadzać zmiany do wprowadzonych już umów, w tym informacje o przyjętych wpłatach.

37)  Czy każdy musi uzyskać dostęp do konta technicznego? Komu potrzebne jest konto techniczne?

Nie, nie każdy musi założyć konto techniczne. Będzie ono potrzebne tylko w przypadku przekazywania danych przez API. W przypadku korzystania z interaktywnego formularza lub plików wsadowych będzie można korzystać z dotychczasowego konta w portalu TFG.

38)  Czy plik CSV można uzupełniać narastająco i umieszczać w całości?

Nie, ponieważ system nie dopuści wprowadzenia więcej niż 1 raz tej samej nowej umowy.

39)  Jeśli umowa zostanie rozwiązana, to czy będzie możliwość szybkiego jej odnalezienia?

Tak, został przygotowany formularz do wyszukiwania umów wg różnych parametrów.

40)  Czy będzie możliwe pobranie zarejestrowanych umów?

Tak, wykaz umów można będzie pobrać po zadanych przez użytkownika parametrach. Zakres umów pobieranych w jednym pliku nie może przekraczać 12 miesięcy.

41)  Czy korekty umów można dokonać wsadowo?

Tak.

42)  Czy korektę należy zgłaszać poprzez plik pierwotny w formacie CSV z poprawionymi pozycjami czy w osobnym pliku z konkretnym numerem umowy?

Należy przygotować osobny plik dotyczący tylko tych umów, w których nastąpiła zmiana. W jednym pliku można zawrzeć więcej niż jedną zmienioną umowę.

43)  Jak długo można będzie aktualizować dane wprowadzone do systemu?

Dane będzie można aktualizować i korygować za każdym razem kiedy zajdzie taka konieczność. Zgodnie z przepisami informacje o zmianach w umowie, która została już przekazana do systemu TFG należy przekazać w terminie 14 dni od wystąpienia zmiany,

44)  Czy narzędzie do wykazu umów wymaga dodatkowego oprogramowania?

Jedno z trzech proponowanych rozwiązań wymaga integracji API. Pozostałe dwa sposoby nie wymagają dodatkowego oprogramowania i będą dostępne z poziomu obecnego konta w portalu TFG (wprowadzenie danych na formularzu oraz plik wsadowy CSV/JSON).

45)  Czy struktura plików wsadowych JSON przez portal jak i plików przesyłanych przez API będzie taka sama?

Tak.

46)  Czy certyfikat można wykorzystywać podczas developmentu i testów na kilku komputerach równocześnie w różnych lokalizacjach? 

Tak, o ile komputery są identyfikowane jednym publicznym IP lub zakresem IP (podsiecią) zgłoszonymi we wniosku o konto techniczne.

47)  W przypadku wielu oddziałów, czy można złożyć kilka wniosków o API, aby każdy oddział wysyłał swoje umowy?

Tak, dla wielu oddziałów można wnioskować o kilka kont technicznych. Należy pamiętać o zgłoszeniu we wniosku publicznych adresów IP (lub podsieci), z których będą nawiązywane połączenia.

48)  Czy jeśli zintegruję swój system z systemem TFG, który automatycznie wysyłać będzie wykaz umów indywidualnych, to jest możliwe uzupełnienie zleceń grupowych ręcznie w systemie?

Tak, użytkownik cały czas ma do wyboru 3 sposoby umieszczenia danych w systemie i może korzystać z nich według potrzeb.

Pytania o terminy

49)  Czy wykaz umów w formie elektronicznej należy uzupełnić wstecz? Czy ma być on aktualny od 1.07.2026? 

Obowiązek przekazywania umów do systemu TFG dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r.

50)  Czy wykaz umów, który należy przekazać od 1 lipca 2026 r., powinien zawierać umowy podpisane z klientami w maju i czerwcu?

Nowe przepisy dotyczą umów zawartych od 1 lipca, więc umów podpisanych wcześniej nie trzeba przekazywać do systemu TFG.

51)  Czy rejestracja umów w formie wypełnionego formularza udostępnionego na portalu powinna odbywać się od razu w dniu sprzedaży? A deklaracja powinna być złożona niezmiennie do 21. dnia miesiąca? 

Jeśli wykaz umów będzie prowadzony w systemie TFG, to informacje powinny być wprowadzane na bieżąco. Natomiast jeśli wykaz umów będzie prowadzony w zewnętrznym systemie, to dane należy przekazać do 14. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy. Termin składania deklaracji nie ulega zmianie.

52)  Jeśli umowa została podpisana w kwietniu, a rozwiązana w lipcu, to czy trzeba ją wprowadzić w wykazie?

Nie, informacji o rozwiązaniu umowy zawartej przed 1 lipca 2026 r. nie należy wprowadzać do wykazu.

53)  Co w przypadku umów zawartych w marcu/kwietniu, a opłaconych w całości w lipcu/sierpniu. Czy trzeba je przekazać do systemu TFG?

Nie, obowiązek przekazywania umów do systemu TFG dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r.

54)  Czy pierwszy wykaz trzeba przekazać do 14 sierpnia?

Tak, jeśli wykaz będzie prowadzony w zewnętrznym systemie, to informacje o umowach zawartych w lipcu należy przekazać najpóźniej do 14 sierpnia.

55)  Co jeśli do jednej umowy wpłata zostanie zrealizowana w lipcu i w sierpniu – czy umowę, której dotyczą wpłaty, należy wprowadzić do wykazu dwa razy?

Umowę należy wykazać 1 raz, a potem wprowadzić zmianę dotyczącą kolejnych przyjętych wpłat.

56)  Co z umowami, które były zawarte przed 1 lipca, a zmodyfikowane później - w jaki sposób je przekazać?

Obowiązek przekazania umów do systemu TFG dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r. Jeśli umowa została zawarta np. w kwietniu 2026 r., a następnie zmieniona w lipcu 2026 r., to nie ma obowiązku jej przekazywania do systemu TFG.

57)  Podpisuję umowę na wycieczkę grupową w czerwcu, wyjazd grupy jest w sierpniu, zaliczkę przyjmuję w lipcu. Kiedy mam wypełnić wykaz? Czy po zakończeniu imprezy? 

Jeśli wykaz umów jest prowadzony w systemie TFG, to dane powinny być wprowadzane na bieżąco, czyli po zawarciu umowy. Natomiast jeśli wykaz jest prowadzony poza systemem TFG, to dane trzeba przekazać do 14. dnia kolejnego miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy. Należy pamiętać, że obowiązek przekazywania umów dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r.

58)  Jak dodawać wpłaty związane z umowami zawartymi przed 1 lipca?

Obowiązek dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r. Jeśli umowa została zawarta np. w maju, to takiej umowy nie ma obowiązku przekazywać do systemu TFG, nawet jeśli wpłaty będą dokonywane po 1 lipca.

59)  Jak technicznie nanieść np. zmianę liczby uczestników/wpłatę, która wejdzie w lipcu na rezerwację z czerwca lub wcześniejszą?

Obowiązek dotyczy umów zawartych od 1 lipca. Zmiany umów zawartych wcześniej, tj. np. w maju i w czerwcu nie muszą być przekazywane do systemu TFG.

60)  Zmianę w już zgłoszonej umowie należy wprowadzić w ciągu 14 dni od zmiany, natomiast pełen zestaw danych, w tym nowo zawarte umowy w danym miesiącu kalendarzowym, należy wprowadzić do systemu TFG do 14 dnia następnego miesiąca?

Tak, jeśli wykaz jest prowadzony poza systemem TFG. Jeśli natomiast wykaz będzie prowadzony w systemie TFG, to dane o nowych umowach powinny być wprowadzane na bieżąco.

61)  Czy wykaz umów można wprowadzać na bieżąco zaraz po zawarciu umów czy dane można uzupełniać za dany miesiąc dopiero po zakończeniu tego miesiąca?

Nie trzeba czekać do zakończenia miesiąca, dane można wprowadzać na bieżąco.

62)  Czy wszystkie umowy, które zostały zawarte przed 1 lipca i zostały już opłacone, ale same wyjazdy odbywają się na przykład w sierpniu lub wrześniu, nie muszą być wprowadzane do systemu TFG?

Zgadza się, znaczenie ma data zawarcia umowy, a nie termin realizacji wycieczki.

63)  Czy wykaz umów w systemie TFG zastąpi wykaz "papierowy", czy trzeba będzie prowadzić i jedno i drugie równolegle?

Nie ma konieczności prowadzenia dodatkowo wykazu umów poza systemem TFG, jednak jest to możliwe. Należy wtedy przekazywać wykaz do systemu TFG w terminie do 14 dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy.

64)  Co jeżeli podpisanie regulaminu jest wzorem umowy (zgodnie z art. 384 KC)? Jak wtedy wykazać taką umowę? Nie mamy wtedy unikalnego numeru umowy. 

Przepisy w tym zakresie nie zmieniają się. Zgodnie z ustawą o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych wykaz umów powinien zawierać numer umowy.

65)  Jak obowiązek przekazywania wykazu umów do TFG ma się do RODO?

Wykaz umów dotyczy danych o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, a nie danych o podróżnych objętych umowami. Wykaz umów nie zawiera danych osobowych podróżnych.